Как превратить 5–10 минут переписки в один короткий сценарий: менеджер создаёт встречу с коллегами или кандидатом и сразу видит, кто свободен.
Концепт, 2026Самостоятельно≈ 1 неделяFigmaGPT, Claude
5 → 3 шага
−40% в сценарии создания встречи
5–10 → 2–3 мин
время на одну встречу, без писем
01Роль и формат
02Контекст и задача
Я заметила, сколько времени уходит на то, чтобы просто договориться о встрече, и решила спроектировать решение сама. Встречи с коллегами и кандидатами согласуют в почте и мессенджерах: менеджер предлагает время, кто-то не может — и начинается новый круг писем.
5–10 мин
уходит на согласование каждой встречи
5 шагов
и переписка туда-обратно в почте и чатах
Пересечения
встречи накладываются и переносятся
3+ сервиса
календарь, почта, мессенджер — всё разбросано
Собрать в одном интерфейсе всё, что нужно для встречи: участников, их занятость и подтверждение — чтобы договориться без почты и мессенджеров.
03Для кого и зачем
Одна форма вместо цепочки писем и звонков.
ПростотаОдин экран
С 5–10 минут до 2–3 минут на одну встречу.
ВремяБез переписки
Привычные паттерны календаря и Ant Design — ничего не нужно объяснять.
ПаттерныПодсказки
Быстро назначить встречу, не переписываться и быть уверенными, что приглашение дошло до всех.
04Рынок, персоны и CJM
Сначала я посмотрела, как встречи назначают сейчас, затем выделила роли пользователей и составила для них CJM.
Я сравнила обычную переписку и 5 популярных сервисов: сколько активного времени тратит организатор встречи на 3–4 участника и чью занятость он видит. Быстрее там, где занятость видна, — но ни один сервис не показывает её у всех участников сразу.
Как читать:тёмная часть — минимальное время, светлая — максимальное.
Без сервисаСервисыTimeManager
Сервисы быстрее, потому что решают только часть задачи: Calendly показывает свободное время одного организатора, Google и Outlook — только коллег внутри компании. Как только во встрече есть кандидат или внешний гость, всё снова уходит в переписку: 5–10 минут и риск переноса.
В TimeManager занятость видна у всех участников прямо в форме, а экран проверки добавляет минуту, но избавляет от второго круга писем.
Источники: Doodle — ~8–10 мин на одну встречу по почте; Calendly, State of Scheduling 2023 — каждый 4-й тратит 3–4 ч в неделю на планирование. Время в сервисах — моя оценка для встречи на 3–4 участника.
Что учла в TimeManager:
Я выделила две роли с разными задачами. Один человек создаёт встречу, другой её получает — и интерфейс должен работать для обоих.
Затем я составила CJM для каждой роли — по этапам, с успешным и ошибочным сценарием. Ниже — главное, что из них вынесла.
За день менеджер возвращается к нему десятки раз — из него нельзя уводить на отдельные страницы.
ИнсайтНавигация
Опечатка в имени или занятый слот — исправляешь одно поле и идёшь дальше.
ИнсайтОшибки
05Главный принцип и сценарии
Главный принцип
Календарь — домашний экран. Всё остальное живёт поверх него, поэтому человек не теряет контекст, даже если ошибся или передумал.
Анна · Product ManagerСоздаёт встречу
Не выходит из календаряАнна не уходит из календаря: форма открывается поверх, занятость гостей видна прямо в форме. После отправки она возвращается в сетку и сразу видит новую встречу.
Майк · Lead DesignerПолучает и принимает
Принять — 1 кликМайку ничего не нужно искать: приглашение уже стоит в его календаре, детали открываются в боковой панели, а принять встречу можно одним кликом.
06Проблема → решение → результат
Каждое решение — по схеме «проблема → решение → почему так → результат».
Проблема
Чтобы посмотреть детали встречи или план на день, приходится прыгать между экранами и терять контекст.
Решение
Сайдбар (план на сегодня + фильтры по типам) · сетка календаря · шапка с навигацией, поиском и кнопкой «Создать». Детали события открываются в панели, без перехода.
Почему так
Цветовые метки типов (встреча, задача, дедлайн) считываются быстрее текста, а панель деталей не уводит с экрана.
Результат
Любое действие — создать, найти, посмотреть — в один клик с одного экрана.
Проблема
В обычных формах дата, время и таймзона разбросаны, а занятость участников нужно проверять где-то ещё.
Решение
Дата, начало, конец и таймзона — в одну строку. Чекбокс «Учитывать занятость гостей». Автодополнение коллег. Повтор встречи. «Назад» закрывает форму без потери контекста.
Почему так
Время встречи — один объект, и видеть его нужно целиком. Проверка занятости внутри формы убирает саму причину переписки.
Результат
Вся встреча собирается на одном экране, без поиска слота в других инструментах.
Проблема
Одна ошибка в поле часто сбрасывает всю форму или показывается только после отправки.
Решение
Пустые обязательные поля → подсказка сразу под полем. Название длиннее 100 символов → счётчик 100/100. Участник занят → ближайшее время, свободное для всех. Ошибка сохранения → красный тост, данные остаются.
Почему так
Человек исправляет одно поле и идёт дальше — без потери уже введённого.
Результат
Все 6 ошибок нарисованы до разработки, и ни одна не сбрасывает введённые данные.
Проблема
Приглашение с ошибкой во времени уходит всем участникам — и начинается новая переписка.
Решение
Экран «Проверка данных» показывает всё перед «Запланировать». Успех → календарь, встреча уже в сетке, зелёный тост. Ошибка → остаёмся на проверке, красный тост.
Почему так
Отдельный экран «Готово» — лишний шаг. Лучшее подтверждение — увидеть свою встречу в календаре.
Результат
Опечатки ловятся до отправки, а после успеха человек сразу в рабочем контексте.
07UI kit на Ant Design
За основу взяла Ant Design: готовые инпуты, дейтпикеры и селекты ускоряют и дизайн, и разработку. Сэкономленное время ушло на UX-логику.
Цвета, типографика Roboto, отступы и скругления — единая база для всех экранов.
ЦветаRobotoSpacing
Инпуты, дейтпикеры, селекты, тосты — на базе Ant Design, с моими стилями.
Ant DesignVariants
Default, hover, focus, filled, error, disabled — для каждого поля формы.
DefaultFocusError
08Календарь, форма, проверка
09Что изменилось и что готово
За неделю — от проблемы до сценария, который можно отдавать в разработку: что изменилось для пользователя и что готово.
Было → стало
Шагов до встречи
53
Время на одну встречу
5–10 мин2–3 мин
Сервисов для согласования
3+1
Честно о цифрах: продукт не запускали, поэтому это оценка по сценарию, а не замер.
Что готово к разработке
10Выводы и следующие шаги
Один лишний клик или непонятная ошибка — и человек уходит обратно в почту. Чем проще флоу, тем чаще им реально пользуются. Короткий срок (≈ неделя) заставил рано выбрать главное: один ключевой сценарий и его ошибки.
Короткий тест на wireframes нашёл бы спорные места ещё до отрисовки UI.
Ранний тест
Время до создания встречи и долю переносов — тогда итог был бы замером, а не оценкой.
UX-метрики
Сейчас флоу заканчивается на отправке, а в жизни встречи часто двигают и отменяют.
Edge cases
Что сделаю
Как пойму, что сработало
Задание: создать встречу с тремя коллегами, один из которых занят. Смотрю время, ошибки и где человек сомневается.
Встречу создают быстрее 3 минут и без подсказок
Занятость подтягивается из привычного календаря, а приглашение приходит туда же — не нужно переносить встречи вручную.
Нет жалоб «не вижу встречу у себя в календаре»
Организатор видит, кто получил и принял приглашение. Участники получают напоминание перед встречей.
Организатору не нужно писать «ты получил приглашение?»
Принять, отклонить или предложить другое время прямо из уведомления на телефоне.
Ответ на приглашение — одно действие
Расскажу подробнее о процессе и решениях — напишите мне.
